準備做網站，第一封查詢電郵應該寫甚麼？很多 NGO 項目負責人手上已有計劃書、服務資料和幾個參考網站，卻未必知道設計團隊需要哪些內容，才能開始討論。
一份有用的網站 brief，不必先寫好技術規格。它最重要的作用，是讓雙方理解：這次為甚麼做、為誰做，以及哪些事已經確定、哪些還需要一起想。
以下八項，可以直接用來整理第一次查詢。如果仍在構思，也可以把「未定」寫進去。
1. 為甚麼現在要做網站？
「舊網站不好看」可以是起點，但最好再多說一步：讀者找不到服務？活動資訊難以更新？新項目需要自己的介紹？還是團隊一直靠傳送 PDF 回答相同問題？
說清楚目前的困難，比先指定一種版面更能幫助討論。新網站也不一定要同時解決所有問題，可以先選一件最值得改善的事。
2. 主要服務對象是誰？
「所有公眾」通常太廣。可以先列出最重要的一兩類讀者，以及他們來到網站時的處境。
例如，家屬想知道如何轉介；青年想先理解服務是否適合自己；合作機構想看項目經驗。這些都會影響首頁先說甚麼、資訊怎樣分類，以及查詢入口放在哪裏。
如已有常見查詢、前線同事的觀察或網站使用資料，可以一併提供。暫時沒有數據，也可以先把已知問題寫下來，不需要猜一組漂亮的百分比。
3. 希望讀者完成哪一個下一步？
閱讀、下載、報名、查詢和申請，是不同的行為。先選主要下一步，才比較容易決定頁面與功能。
以東華・南昌匯的網站設計為例，青年需要先認識生活、房型和申請資訊。這種需要，和一個以長篇閱讀為主的社區專題網站，便不會有完全相同的規劃重點。
不必先把「如何做到」全部想好，但要讓設計團隊知道你希望改變甚麼。
4. 已有甚麼內容，還欠甚麼？
可以先提供現有網站、服務簡介、品牌指引，以及可用的文字、圖片和刊物。毋須為了第一次查詢，先把全部材料重新排成一份很完整的簡報。
比較值得寫清楚的是：哪些可以直接沿用，哪些需要更新，哪些希望一起撰寫或拍攝。若是雙語網站，也要說明譯文是否已有、由誰提供及核對。
圖片、人物故事與署名的公開用途，也應由機構先確認。有一個檔案，不等於它已經適合放到公開網站。
5. 需要甚麼功能，之後怎樣處理？
不確定功能名稱，可以直接描述工作。例如「參加者填完表格後，需要由同事確認名額」，比只寫「需要報名系統」更容易理解。
可以把功能分成：
- 這次一定要有： 沒有便無法完成主要任務。
- 可以後續增加： 有幫助，但不阻礙先推出。
- 想先討論： 不確定該用現有工具，還是另行製作。
若機構已有報名、捐款或其他平台，先提供可分享的流程說明或公開連結，不需要在 brief 裏附上登入密碼。
需要整理功能時，可以先看網站十項功能的取捨方法。
6. 時間和預算，哪些已經確定？
「希望盡快」和「必須配合某日活動推出」的安排不同。可以列出期望上線日期、不能移動的活動或公布日，以及機構內部需要確認的時間。
如已有預算範圍，可以說明它是否同時包含撰稿、翻譯、拍攝、平台費用或持續維護。還沒有預算，也可以先請團隊按不同範圍提出做法，再回到機構內部討論。
如果要配合資助計劃或採購程序，請提供實際要求，避免雙方各自假設。這部分可以由機構負責同事確認。
7. 日後由誰更新、管理和確認？
網站完成後，是一位同事更新，還是不同服務單位各自處理？哪些內容可以自行修改，哪些需要由技術團隊協助？這些都會影響後台與交接安排。
也可以先指出主要聯絡人，以及誰負責文字、數據、圖片與最終公開確認。這不是要你先排好每一次會議，而是讓合作方式配合機構實際運作。
若有指定的無障礙要求，也要在這裏列明。W3C 的規劃資源把無障礙納入項目及組織安排，而不是只留待完工後看一眼畫面。
8. 參考網站，喜歡的是哪一部分？
放三個連結，不如為每個連結加一句說明：喜歡它的故事閱讀、服務分類、手機操作，還是圖片的節奏？也可以指出不喜歡的地方。
參考不是要求把另一個網站複製一次，而是幫大家理解你的期望。像女青天拉吧的日常好地地網站，可討論的是地方影像與專題故事如何配合閱讀；是否適用於你的服務，仍要回到對象和用途。
可以直接複製的網站 brief 清單
第一次查詢，可以先按以下次序寫幾句：
- 項目背景： 這次為甚麼做網站？目前最困擾的問題是甚麼？
- 主要讀者： 最希望幫助哪一兩類人？
- 希望完成的事： 閱讀、查詢、報名、申請，還是其他行為？
- 現有材料： 網址、文字、圖片、品牌指引；需要協助的部分。
- 功能與流程： 必須有、可後加，以及仍想討論的工作。
- 時間與預算： 已確認的日期、預算範圍及採購要求。
- 更新與核對： 日後更新的人、主要聯絡人及確認安排。
- 參考與待定事項： 喜歡哪些例子？還有哪些問題未有答案？
未有完整 brief，可以先索取報價嗎？
可以先開始討論。資料越清楚，越容易界定可比較的製作範圍；未知的部分，也可以分階段確認。
例如，先把網站的主要用途、內容和必要功能定下來，再討論較複雜的流程，比在第一封電郵列出很多未確定功能更實際。
我們會按項目目前的準備程度，一起整理需要和做法。你可以先看網頁設計的服務範圍與合作流程，或直接帶着已有的材料查詢網站項目與報價。
如果已經收到報價，下一步可以閱讀如何比較 NGO 網頁設計報價。