做年報或成果報告，最花時間的往往是把各部門的材料收回來：同一個數字有幾個版本、相片不知拍了誰、文章長短相差很遠，截稿前才發現還有一段訪談未確認。
如果你是負責統籌的 NGO 同事，可以先整理用途、內容和材料狀態，再與設計團隊討論篇幅與報價。未有完整稿件也可以開始，但要分清楚哪些已確認、哪些仍需要一起處理。
先分清楚，這份報告要回答甚麼？
機構年報、資助項目成果報告和面向公眾的影響力報告，未必有同一個閱讀重點。名稱也不是唯一判斷方式，還要看實際用途。
- 機構年報： 讀者可能需要理解整年的服務方向、不同單位的工作，以及機構如何運作。
- 項目成果報告： 可以圍繞一項計劃，交代最初需要、做過的工作、觀察到的改變，以及後續打算。
- 對外分享的報告： 要讓不熟悉機構的人，也能看懂服務與自己、社區或合作伙伴有甚麼關係。
若報告要交予資助方，先把指定章節、數據格式、標誌、署名及提交要求列出，交由機構負責同事確認。對外分享的版本是否另外編排，也可以一開始提出，避免做到最後才要重新刪改。
收材料前，先給同事一份內容框架
只請同事「交一篇服務介紹」，收回來的文章很容易各說各話。可以先定下每個服務或項目要回答的幾個問題：
- 為甚麼做： 回應哪個需要？讀者需要知道甚麼背景？
- 做過甚麼： 選出主要工作與具代表性的過程。
- 有甚麼依據： 用哪些數據、人物說話或觀察，支持這一章的重點？
- 接着怎樣做： 有哪些仍待改善的地方，或下一階段的方向？
再按章節約定大概字數、圖片數量、交稿日期及核對人。這些是幫同事取捨材料的起點，之後仍可按實際內容調整，不需要第一天便把每一頁鎖死。
把材料分成五組，標清楚準備狀態
我們建議沿用機構平日使用的共用資料夾或文件，不必為做一本報告另學一套系統。每章列出「已確認、待補、待核對」，已經能減少不少來回查問。
文字與章節
提供可編輯的文字檔，保留標題、引言、正文和圖說的層次。把必須保留的內容標出來，也指出哪些可以由團隊一起精簡或重組。若是雙語刊物，要說明原文、翻譯及校對分別由誰負責。
數據與圖表
除了數值，也要附上統計期間、單位、計算方式、資料來源及核對人。例如「參與人次」和「參與人數」便需要分清楚；滿意度數字也要知道回覆者及調查範圍。
圖表可以幫讀者比較和理解，但活動數量、觸及量或滿意度，分別回答不同問題。若只有工作紀錄，就先清楚呈現工作紀錄；要寫成服務帶來的改變，仍需要相應的評估依據。
人物故事與引述
附上人物與服務的關係、訪談背景，以及已確認可以公開的文字、姓名或化名。人物說話與機構的解說分開保存，方便核對，避免在改稿時混在一起。是否可以刊登、需要甚麼處理，由機構按實際授權及個案安排確認。
相片與圖說
提供原圖，並標示活動、日期、拍攝對象及可用的署名。先選與章節重點有關的相片，再補一句它記錄了甚麼。只有群體合照，未必足以說明服務如何進行；交流、工作過程與環境細節，也可能是有用的材料。
品牌與製作要求
整理機構、項目及資助方的標誌原檔、品牌指引、指定鳴謝，以及現有刊物參考。若已有印刷、紙張、裝訂或 PDF 交付要求，一併提供；未決定的部分，可請設計及印刷團隊按用途提出選擇。
數據、故事和設計，如何放在一起？
一頁不一定同時放齊所有材料。可以先用一句話寫下這一章最想讀者明白的事，再選能支持它的內容：數據交代規模或變化，人物故事提供具體處境，圖片帶出過程，圖說補足背景。
在與陳廷驊基金會合作的 Project Fuel 影響力報告中，我們把複雜數據整理成易讀的資訊圖表與視覺元素，讓持份者掌握報告重點。設計要配合數據本身的意思；圖表中的單位、標示與閱讀次序，都值得在排版時一起討論。查看 Project Fuel 報告設計作品。
另一種材料是 社聯院舍主管關愛領袖培訓計劃刊物。我們以「圓」與「線」串連主管與院舍的意象，把計劃重視的連結、同行與關愛，延續到刊物的視覺語言。查看社聯刊物設計作品。
這兩個例子呈現不同的內容與設計做法。你的報告需要哪一種表達，仍要回到讀者、用途和手上的材料，不必套用同一本作品的版面。
索取報價前，先對齊製作範圍
「做一本年報」可以包含很不同的工作。比較報價前，值得先說明以下範圍；未定的項目可以直接註明，請對方列出估算前提或不同選擇。
- 內容協作： 只負責設計排版，還是包括訪談、內容整理、撰稿、數據圖表、翻譯或拍攝？
- 語言與篇幅： 大概章節、字數及頁數；中英文合刊還是分開版本？先提供現有材料，也能協助估算。
- 交付方式： 印刷本、閱讀用 PDF、可編輯檔，或需要另外製作網上內容？不同版本要做到甚麼程度？
- 印刷工作： 數量、尺寸、紙張、裝訂、打稿、送貨，以及由誰與印刷廠協調；印刷費是否另列？
- 確認與修改： 誰統一回覆、各階段何時確認、報價包含哪些修改；內容確認後如有新增章節，如何處理？
- 時間安排： 材料可交日期、內部審閱時間、必須完成的日期，以及印刷和運送所需安排。
如果 PDF 有特定的可存取性要求，或需要另做適合網上閱讀的版本，也要在報價時列明交付及檢查範圍，讓雙方按同一需要討論。
可以直接複製的首次查詢清單
第一次聯絡時，可以先寫以下幾句，再附一個已整理好的材料資料夾或內容目錄：
- 我們想製作： 年報／項目成果報告／其他刊物；主要用途及讀者。
- 目前已有： 章節草稿、文字、數據、相片或上一期刊物；仍未確認的材料。
- 希望協助： 內容整理、設計、圖表、翻譯、拍攝或印刷協調的實際需要。
- 預計交付： 語言、篇幅、印刷數量及檔案版本；未定也可以註明。
- 重要日期： 交稿、內部確認及完成日期；哪些日期不能移動。
- 預算與安排： 已知預算範圍、採購要求及主要聯絡人。
還未收齊材料，可以先帶着目錄與現有內容來談。我們可以一起整理這份刊物要說甚麼、需要哪些協作，再確認合適的製作範圍。
你可以先看年報、季刊與刊物設計的服務內容，或帶着現有材料查詢刊物項目與報價。